Enorme winst met digitaal ondertekenen voor Actief Werkt!
Persoonlijk, dichtbij en doen. Vanuit dit credo zendt Actief Werkt! meer dan 7000 flexcollega’s uit door heel Nederland. Dat de uitzendorganisatie de 
uitzendkrachten bewust collega’s noemt, onderstreept de persoonlijke binding die Actief Werkt! met haar mensen heeft. IntraData levert de oplossing (IntraOffice) voor de digitale handtekening, digitaliseerde duizenden papieren (uitzend)dossiers en beheert bovendien het digitale archief. Een samenwerking die Ewa Slepikas, applicatiebeheerder bij de uitzendorganisatie, beschrijft als bijzonder prettig en intensief.
Efficiëntere procesinrichting door digitalisering
Om de adminstratieve bedrijfsprocessen binnen het frontofficesysteem efficiënter in te richten werden alle documenten en dossiers met behulp van IntraOffice gedigitaliseerd en opgeslagen. “Het frontofficesysteem is het hart van de organisatie. De plek waar alle gegevens van de flexcollega’s worden vastgelegd, zoals inschrijvingen, intakegesprekken, en matches”, benadrukt Ewa Slepikas. “Daar komt alles samen; zowel verplichte als niet verplichte documenten hangen aan dit systeem.” Op dit moment heeft Actief Werkt! ruim 60.000 nieuwe documenten en dossiers van flexcollega’s en klanten opgeslagen in het IntraOffice online archief. Het werken met de digitale handtekening heeft een enorme efficiencyslag gebracht. Flexcollega’s hoeven niet meer per se naar een vestiging te komen om contracten te ondertekenen en ook het printen en inscannen van getekende documenten is verleden tijd.
Verificatiemomenten in het digitale proces
“Natuurlijk zijn in dit digitale proces verificatiemomenten ingebouwd, waardoor het volledig veilig, betrouwbaar en AVG-proof verloopt. Ook daar heeft IntraData proactief in meegedacht. De bewaartermijnen van de persoonsdossiers worden goed in de gaten gehouden; zaken zijn beter te borgen nu. Zowel intern als richting klanten betekent de digitalisering een enorme tijdswinst en kostenbesparing. Onze intercedenten en recruiters kunnen de gewonnen tijd besteden aan bijvoorbeeld het voeren van ambitiegesprekken en het versterken van de persoonlijke band met onze flexcollega’s.”
Over Actief Werkt! – Persoonlijk en dichtbij
Actief Werkt! zendt met name uit binnen het MKB voor de segmenten logistiek, productie, services, agri en food. Het traditionele flexaanbod wordt
aangevuld met werving en selectie en Inhouse Service. Van noord tot zuid, Actief Werkt! heeft vestigingen door heel Nederland. Bovendien is de organisatie inmiddels de grens overgegaan en zijn er ook vestigingen in Duitsland, Oostenrijk en België.
Actief Werkt! bestaat al meer dan 25 jaar en is tegenwoordig onderdeel van Actief Groep, een internationaal opererende onderneming en één van de grootste onafhankelijke en snelst groeiende uitzendbureaus. De landelijke dekking van Actief Werkt! werd onlangs nog eens versterkt door de overname van Prima Personeel. “Wij werken vanuit drie kernwaarden. Door onze landelijke dekking zijn wij dichtbij; er is altijd een vestiging
in de buurt. Persoonlijk, omdat wij echt continu aandacht hebben voor de mensen die voor ons werken. En doen, simpelweg omdat wij doen wat wij zeggen”, vertelt Ewa Slepikas.