IntraOffice Document Creatie spil voor de provincie Flevoland

Zoals in elke (ambtelijke) omgeving is het creëren van documenten belangrijk. Spil voor de medewerkers van de provincie Flevoland is IntraOffice Documentcreatie. Daarmee kunnen eenvoudig, foutloos en snel professionele huisstijldocumenten worden gegenereerd, zoals standaardbrieven en nota’s.  “Het instellen van sjablonen en het invoeren van standaard- en variabele teksten gebaseerd op onze huisstijl, creëert eenduidigheid in onze correspondentie”, aldus Jan van Ingen, Functioneel Applicatiebeheerder van het Bureau Informatiemanagement.  “Dankzij de koppeling met ons DMS wordt  een groot deel van die documenten direct opgenomen in dat DMS. Er zijn zo’n honderd centrale modellen/sjablonen beschikbaar zoals ‘de’ brief en ‘de’ nota met op afdelingsniveau een aantal specifieke modellen/sjablonen.

Zoveel mogelijk standaardisatie

Zowel de bestuurlijke als ambtelijke organisatie is dus betrekkelijk klein van opzet. De sfeer is informeel en de lijnen zijn kort. Omdat Flevoland uit zes gemeenten en één waterschap bestaat, kan er efficiënt worden gewerkt. De organisatie bestaat uit zeven afdelingen: Gebiedsprogramma’s en Europa, Ruimte en Economie, Infrastructuur, Informatievoorziening, Bestuurs- en Directieondersteuning, Managementondersteuning en Services en Middelen.

“Beheersmatig proberen we zoveel mogelijk de standaard te gebruiken, ofwel zo weinig mogelijk afwijkingen. Naast de standaard sjablonen zijn er natuurlijk de ‘standaard teksten of tekstblokken’. Die bieden de keuzemogelijkheid voor de medewerkers uit standaardtekst met daarnaast een aantal variabelen. Voor 2006 waren er bijvoorbeeld meer dan vijftien soorten nota’s in omloop. Die zijn dankzij IntraOffice Documentcreatie teruggebracht naar nu nog maar één nota, met een aantal variaties op basis van keuzes. Met één model hebben we dat ondervangen!”

Het belangrijkste is dat componenten gebruikersvriendelijk zijn. “Dit betekent: geïntegreerd, simpel en direct te gebruiken/begrijpen door de gebruiker zonder intensieve trainingen”, stelt Van Ingen. “Beheersmatig is IntraOffice Documentcreatie met enige MS Word kennis redelijk eenvoudig te onderhouden. In het maken van modellen of standaardteksten kun je je creativiteit kwijt.  Afstemming met de organisatie is wel een vereiste om de inrichting van modellen en standaardteksten zo goed mogelijk in te richten.

Toekomst: Cloud en digitale handtekening

De tendens is er om in de nabije toekomst meer vanuit de Cloud te gaan werken. Van Ingen: “Flexibel werken voor de medewerkers en meer samenwerking met andere overheden en partijen is een belangrijke ontwikkeling.” Nederland is ingedeeld in twaalf provincies. De provincies vormen de bestuurslaag tussen het rijk en de gemeenten. Ze doen het werk waarvoor het rijk ’te groot’ en de gemeente ’te klein’ is.  “Gelukkig zijn er allerlei ontwikkelingen gaande op het gebied van samenwerking met 2020 als focuspunt voor de toekomst.”

Ook de invoering van de digitale handtekening ziet Van Ingen op termijn gebeuren. “Dat zijn we op dit moment aan het onderzoeken. Bijvoorbeeld hoe we stukken ‘digitaal’ willen paraferen. De juiste workflow van paraafmomenten wordt steeds belangrijker in het kader van de AVG.” IntraOffice Documentcreatie biedt via een aanvullende module de mogelijkheid om documenten – via een zelf in te stellen workflow – intern te valideren en digitaal te ondertekenen. Huisstijldocumenten krijgen door middel van geautoriseerd digitaal paraferen de juiste goedkeuring en worden daarmee verzendklaar. “Deze module van IntraOffice Documentcreatie zou een mogelijke goede oplossing kunnen zijn, maar er moet nog ‘een ei worden gelegd’ over hoe we dat precies gaan aanvliegen. Ook hier geldt weer dat het belangrijk is dat modules of componenten gebruikersvriendelijk zijn en we het ‘gemak’ kunnen ervaren zonder dat intensieve trainingen nodig zijn.”

Over Provincie Flevoland

Flevoland bestaat uit de Noordoostpolder en de Flevopolder, beide ontstaan door drooglegging van delen van de voormalige Zuiderzee, met daarbinnen de voormalige eilanden Urk en Schokland. Kenmerkend voor de jongste van onze twaalf provincies is de open ruimte met strakke indeling. Die open ruimte is vooral ingericht voor landbouw: 89 duizend hectare aan grote en efficiënt ingerichte percelen. Daarnaast is er volop ruimte voor het bedrijfsleven om zakelijke ambities te realiseren.

Provincie Flevoland heeft ongeveer 450 medewerkers in dienst. Daarnaast werken er ongeveer 200 medewerkers op projectbasis aan grote infrastructurele projecten en andere projecten, zoals de Floriade of de ontwikkeling van Lelystad Airport.