IntraOffice als archiefoplossing voor Visma | Raet
Visma|Raet is al bijna 45 jaar marktleider in Nederland op het gebied van HRM en payroll en verzorgt maandelijks meer dan twee miljoen salaris- en pensioenberekeningen. De archiveringsoplossing van IntraData maakt onderdeel uit van het Raetportfolio en wordt ingezet om output uit het gehele HRM en payrollproces via Raet Online aan te kunnen aanbieden. Geen papieren archief meer, maar gewoon alles online veilig te raadplegen.
De situatie: omvangrijke dossiers
Veel HR-processen leiden tot een document. Het meest tastbare is de salarisstrook, maar ook een beoordeling of ziekte kan heel veel documenten opleveren. “Sinds midden jaren negentig zijn bedrijven niet altijd meer verplicht om voor de interne administratie een papieren variant van dergelijke stukken op te slaan”, aldus John Cöhrs, Alliance Manager bij Raet. “Dit bespaart enorm veel ruimte door wegvallen van de papieren archieven en tijd door het eenvoudig en snel kunnen opvragen van documenten, bijvoorbeeld bij een accountantsonderzoek.” Deze digitaliseringsslag, waarbij de papierstromen lokaal bij de klant gedigitaliseerd werden opgeslagen, werd door Raet gerealiseerd in samenwerking met IntraData. “Dus in plaats van papieren documenten, ontvingen klanten toen een cd of dvd met daarop de hele salaris- of personeelsadministratie. Inmiddels wordt dit online gedistribueerd.”
De uitdaging: alle documentstromen digitaal
In 2007 zette Visma|Raet een grote stap met de introductie van Raet Online. Alle HR-processen worden nu via een centraal portaal benaderd. Een van de uitdagingen daarbij was om ook alle documentstromen binnen Visma|Raet online beschikbaar te maken. Cöhrs: “Raet Online is ons portaal waar al onze klanten gebruik van maken. Het biedt allerlei modules op het gebied van HR en payroll. Het is dus van belang dat ook de daarbij behorende documenten direct en binnen dezelfde omgeving toegankelijk zijn. Tevens moeten we heel veel klanten snel én heel veilig toegang tot de centraal opgeslagen documenten kunnen bieden.
Een andere eis was dat de oplossing volledig geïntegreerd via Raet Online moest worden aangeboden, in de ‘look en feel’ van Raet. Door de jarenlange samenwerking kent IntraData onze wensen en eisen als geen ander. Vandaar ook dat we deze uitdaging vol vertrouwen gezamenlijk zijn aangegaan.”
De oplossing: Raet Dossier Online
De in samenwerking met IntraData gerealiseerde oplossing heet ‘Raet DossierOnline’. Het bestaat uit het salarisdossier, het personeelsdossier en het medewerkersdossier. Het is een archief, geoptimaliseerd voor gebruik in centrale omgevingen, waar zeer grote hoeveelheden documenten snel moeten worden opgeslagen en vervolgens op gecontroleerde wijze voor grote aantallen klanten toegankelijk en snel raadpleegbaar moeten zijn.
De resultaten: veiliger, flexibeler en sneller
De eerste klanten die met Dossier Online gingen werken dateren uit 2005/2006. Cöhrs vertelt: “In de beginjaren bestond er wel enige weerstand ten aanzien van digitalisering van dit soort gevoelige gegevens. Ondertussen heeft onderzoek meermalen aangetoond dat digitale dossiers veel veiliger blijken te zijn dan papieren dossiers. Dat geldt zeker voor de oplossingen van Raet. Onze software wordt zowel fysiek als digitaal beveiligd op een zeer hoog niveau. Het meest tastbare is de letterlijk meterdikke muur van de computerroom, maar met name de digitale beveiliging vraagt natuurlijk steeds meer aandacht. Een van de belangrijke winstpunten van Dossier Online is dat de aanlevertijd tussen de verwerking van een salarisrun en het beschikbaar stellen van de resultaten aan de klant is gereduceerd van dagen naar enkele uren. Was je in het verleden nog afhankelijk van de reguliere post of een koerier, tegenwoordig bepaal je als klant zelf wanneer je je salarissen wilt verwerken en wanneer je de resultaten ‘op papier’ wilt zien.”
Samenwerking met IntraData
De samenwerking tussen IntraData en Raet bestaat al meer dan tien jaar en wordt door John Cöhrs als zeer positief ervaren. “IntraData neemt ons serieus als businesspartner. Het is een gezamenlijk ontwikkeld traject waarbij IntraData zich zakelijk, positief, maar bovendien scherp en kritisch
opstelt. Ze luisteren goed naar onze wensen en eisen en komen met creatieve oplossingen binnen het vooraf bepaalde tijdsbestek. Een ander groot pluspunt is dat ze onze business heel goed kennen. Veiligheid is bij ons van cruciaal belang. Raet zit qua beveiliging op het niveau dat in de bancaire wereld geldt. Oftewel, we zitten volledig dichtgetimmerd. En dat snappen ze heel goed bij IntraData, dus kunnen wij erop vertrouwen dat een door hun ontwikkelde oplossing nooit een gevoelige achterdeur heeft.”
Door de jaren heen hebben een aantal evaluatiemomenten plaatsgevonden waarbij door Raet is bekeken of de oplossing van IntraData nog steeds de juiste was en of er geen betere of goedkopere alternatieven waren. Cöhrs: “Tot op heden hebben wij geen oplossing op de markt kunnen vinden die beter bij ons past. Software is kopieerbaar, maar dat geldt niet voor de aanwezige kennis binnen IntraData van onze business. Hierin zit voor ons zeker de toegevoegde waarde. De Dossier Onlineoplossing die wij nu in de markt zetten is zeer succesvol en kent een hoge klanttevredenheid. Uiteindelijk is dat natuurlijk het doel wat je nastreeft.”
Over Raet
Raet telt ruim 1000 medewerkers, verspreid over het hoofdkantoor in Amersfoort en de vestigingen in Nederland. Met ruim 10.000 organisaties in allerlei sectoren beschikt Raet over een zeer divers klantenbestand.